Vad innebär det att digitalisera?
Den som befinner sig i en offentlig verksamhet idag, håller antagligen på med digitalisering av något slag. Det finns nog inte en enda handlingsplan i vårt avlånga land som inte innehåller digitaliseringsinitiativ. Syftet med dessa är att förenkla, förbättra och effektivisera. Att öka tillgången till de tjänster som sektorn ska leverera och att se till att medborgarna snabbt får den hjälp de behöver.
Hur kan det komma sig att ett område som vi lägger så mycket fokus på inte utvecklas mer?
Samtidigt som vi lägger mer och mer organisatorisk energi i form av tid, pengar och resurser på att digitalisera så blir helhetskvaliteten på tjänster och utbud i våra verksamheter sämre och sämre. Servicegraden sjunker. Det blir rörigare och rörigare och tempot i vardagen blir högre och högre. Tjänster ligger allt oftare nere och information som hamnar fel eller försvinner helt är ett alltmer vanligt inslag. Personuppgiftincidenter och datahaverier blir vanligare och vanligare.
Hur kan det komma sig att ett område som vi lägger så mycket fokus på inte utvecklas mer till det bättre?
Hur kan det komma sig att våra digitaliseringsansatser inte når dit vi tänkt oss?
Hur kan det komma sig att det digitala körsbäret vi lägger på vår organisationstårta smakar så väldigt surt?
Vad är det vi egentligen gör när vi digitaliserar? Vad innebär det att digitalisera?
Det finns antagligen många skäl till att vi inte når dit vi tänkt. Det är ingen lätt uppgift att driva en organisation 2021 i vårt globala informationssamhälle. Men en del av svaret ligger kanske i vad man valt att lägga i begreppet digitalisering, i praktiken. Det första vi behöver fråga oss är kanske vad vi menar med att digitalisera. Vad är det egentligen som står i våra handlingsplaner? Vad är det egentligen vi gör när vi tycker att vi digitaliserar?
Många som använder begreppet digitalisering menar ofta det som sker när enskilda funktioner går från att vara analoga till att bli digitala, som när vi inför digitala tjänster som ersätter gamla pappersprodukter eller de där nya tilläggen vi gör i digital form för att bli mer kundorienterade. Till exempel:
- Att införa digitala blanketter.
- Att ha digital legitimation för att identifiera oss.
- Att kunna samlas digitalt i stora grupper i Teams eller Zoom.
- Att digitalisera våra flöden och processer.
- Att skapa appar för snabb åtkomst till våra tjänster.
Kort sagt, den gängse tolkningen tycks vara att digitalisering är att verksamhetsutveckla genom att införa tjänster i digital form. Tjänster som dessutom ofta är avgränsade, riktade och fristående. Med avgränsade menas här att de är dedikerade ett tydligt användningsområde, t ex en enskild blankett och att de är riktade att de vänder sig mot en specifik kundgrupp eller ett särskilt område. Att de är fristående betyder att man lägger till dem oberoende av vilka andra tjänster man redan har i sin IT-portfölj.
Faktum är att digitalisering egentligen är en ganska komplicerad historia.
Detta sätt att använda ordet skapar en känsla av att det är ganska odramatiskt att digitalisera. Att det är ett förhållandevis okomplicerat sätt att effektivisera på och ett ganska enkelt sätt för att skapa förbättring. Men faktum är att digitalisering egentligen är en ganska komplicerad historia och att verksamhetsutveckling egentligen ingår som en ganska liten beståndsdel i en helhet som är betydligt större. Själva problemet med att digitalisera uppstår när vi inte tar hänsyn till alla delarna, när vi inte även jobbar med just helhetsperspektivet. Det är då integriteten kan hotas, data kan bli redundant och vi kan förlora kontrollen över vår datalagring. Det är också då vi riskerar problem med vår datasäkerhet, då som kvaliteten på våra lösningar sjunker och då som vi blir sårbara för yttre (och inre) påverkan och hot.
Bilden nedan ger exempel på vilka kategorier som ingår i 360° digitalisering. Den är inte komplett och ordningsföljden kan varieras beroende på verksamhet och situation. De ljusblå kategorierna är de man brukar utgå från när man arbetar med att digitalisera i dagens verksamheter. De grå är sådana som man tenderar att bortse från. Men om man vill lyckas med sitt digitaliseringsinitiativ behöver man ta hänsyn även till dem. De är helt avgörande för om man kan uppnå stabil förbättring eller bara kommer skapa något slags förändring (tyvärr alltför ofta till det sämre).
Den största anledningen till att man hamnar i situationer där man bortser från de grå delarna är de försvårande omständigheter det innebär att ta med dem i beräkningen. De ökar komplexiteten och svårighetsgraden, ställer krav på utvecklingsarbetet och begränsar rörelsefriheten. Och är man heller inte van vid att samverka kring kategorierna så försvårar det ytterligare. Då är man ofta också ovan vid det tvärorganisatoriska utvecklingsarbete som är nödvändigt och man kanske även saknar upparbetade metoder för att kunna samarbeta över strukturella gränser. I verksamheter med många år på nacken har man dessutom ofta också en teknisk skuld att ta hänsyn till (ett arv), som ställer till det ännu mer och som gör det än mer krångligt att lägga till nya tjänster.
Har ni rätt styrning och rätt kompetens för att kunna ta er organisation dit den behöver vara?
Det är när vi försöker begränsa vilka delar som vi behöver ta hänsyn till, som vi får problem med effekterna av vår digitalisering. Så för att digitalisera på ett hållbart sätt behöver vi skapa strategier där vi inte exkluderar vissa delar. Ofta är det just vår tekniska skuld som gör oss så benägna att bortse från ”de grå”. Om detta gäller för er så kan det vara hög tid att fundera över skuldsanering. För om vi inte minskar skulden så kommer det aldrig bli enklare. Det kommer istället bara bli värre och värre. För varje tillägg vi gör, utan att ta hänsyn till alla delar, så ökar skulden. Men lösningen är inte att fortsätta bortse från den. För den försvinner inte. Den löper som en eld som inte går att släcka genom alla kategorierna. Och det går inte heller att önska bort den eller att blunda för den. Det enda sättet att bli av med den är att aktivt reducera den. Och detta måste vi dessutom göra samtidigt som vi vidareutvecklar och lägger till nya, moderna tjänster i vår portfölj. Vi måste alltså rensa upp bland det gamla och bygga nytt för framtiden, på samma gång!
Om det istället är utmaningen med att hantera komplexiteten av att samordna alla kategorier som är ert största problem eller om ni har utmaningar med både det OCH har ett tekniskt skuldberg, så kan det vara hög tid att fundera över hur ni strategiskt och taktiskt arbetar med er digitala transformationsresa och ställer er frågor som:
- Hur ser er styrning ut?
- Finns digital helhet med i affärsplanen?
- Har ni rätt mognadsnivå?
- Har ni tillräcklig kompetens eller behöver ni rekrytera och/eller kompetensväxla?
- Tar ni höjd för alla delarna tillsammans när ni lägger er budget?
- Finns det utrymme i budgeten för samverkan och för att jobba innovativt i helhet?
Kanske behöver ni skapa samsyn kring nuläget och komma överens om vart ni behöver vara på väg? Inte vart ni är på väg, utan vart ni behöver vara på väg. There’s a difference.
Och till sist kanske ni behöver ställa er frågan om ni har tillgång till rätt kompetens för att kunna ta er organisation dit den behöver vara?
Vi måste ha fokus på IT ur ett verksamhetsperspektiv.
Hur det än ligger till så sitter allt ihop i ett intrikat ekorrhjul där ingenting kan väljas bort. Det går inte att välja ett perspektiv och strunta i de andra. Det räcker inte att jobba utifrån och in. Det räcker heller inte att jobba inifrån och ut. Man måste även jobba i sidled, och diagonalt. Det räcker inte snöa in på att ha kundfokus. Det räcker heller inte att bara ha organisationsfokus. Man måste även ha medarbetarfokus. Och verksamhetsfokus. Och leveransfokus. Och ett värdeskapande fokus. Och sist men inte minst, i en modern verksamhet 2021 måste man ha fokus på informationsteknologin, på IT. Men inte ur ett teknikerperspektiv utan ur ett verksamhetsperspektiv.
Ja, det är jobbigt att jonglera alla dessa aspekter.
Ja, det är komplext.
Ja, det är utmanande.
…men det är också nödvändigt. För det är detta som är Verkligheten. Och vi behöver alla bli bättre på att hantera den. Hela den.
En modern leveransorganisation är som en spratteldocka där snörena består av informationsteknologi.
Vi behöver höja lägsta nivån kring vår digitala kompetens och förståelse för detta område där de digitala vindarna blåser med orkanstyrka och det bara finns digitala expresståg. Och att låta bli att ta hänsyn till alla delar är betydligt farligare än att se sanningen i vitögat och lägga om kursen. En modern leveransorganisation är som en spratteldocka där armar (verksamheter) och ben (tjänster) är monterade på kroppen (organisationen) med nitar av digital mognad och kollektiv kompetens och där snörena består av informationsteknologi. Rycker man i ett snöre så rör det sig överallt.
När man börjar hantera verkligheten så som den faktiskt är så sker den positiva utvecklingen snabbt.
Så om ni upplever att ni a) har vissa utmaningar med det sätt som ni jobbar med att digitalisera på, och om ni just nu b) inte jobbar med att adressera alla delarna samtidigt, och om ni c) misstänker att det kan vara det som ställer till det för er digitaliseringsansats, och om ni d) vill och tänker göra något åt det så har ni att se fram emot att upptäcka att det finns en massa lågt hängande frukt redo att plockas när ni väl kommit igång! För när man börjar hantera verkligheten så som den faktiskt är, och inte bara en förenklad tolkning av den, så sker den positiva utvecklingen snabbt. Särskilt när vi pratar digitalisering.
Lycka till med er digitaliseringresa! 🙂
Vad innebär det att digitalisera?
Copyright © Art of Coping® All Rights Reserved.
Satirisk text som gör upp med påståendet att extrovert är bättre än introvert
